Воронов М. П., Замирякин К. К., Часовских В. П.,
г. Екатеринбург

УДК 004.65

Особенности автоматизации документооборота в ВУЗе
с использованием средств Software AG (ADABAS, Natural, Entire NetWork)

В рамках статьи документооборот рассматривается как совокупность повторяющихся процедур, а процесс автоматизации документооборота – как последовательное моделирование этих процедур. В качестве средств осуществления предлагаются программные продукты фирмы Software AG и текстовый редактор Microsoft Word со встроенным языком Visual Basic.

Отличительными чертами документооборота являются непрерывность его осуществления сотрудниками организации и необходимость хранения огромных массивов данных за длительные периоды времени. Так как эти данные должны быть постоянно доступны сотрудникам организации в процессе осуществления деятельности, необходима некая система хранения данных, а также система управления ими и система их модификации. При этом для эффективной работы всей системы процессы управления и модификации должны быть максимально защищены от ошибок, то есть максимально автоматизированы. В процессе формирования документов сотрудниками организации осуществляется ряд повторяющихся операций, которые могут быть представлены в виде стадий, а их совокупность – в виде циклов. Ниже в соответствии с классификацией проделываемых операций дан перечень процедур, необходимых для осуществления каждого из циклов:

1)       процедура ввода входных данных;

2)       процедура первичной проверки и обработки входных данных;

3)       процедура анализа и отбора данных;

4)       процедура управления хранения данных;

5)       процедура запросов хранимых данных;

6)       процедура обработки выходных данных.

7)       процедура вывода обработанных данных в виде стандартных форм.

При обращении документов в организации вышеописанный цикл может осуществляться несколько раз с одними и теми же данными. Выводимые стандартные формы дополняются информацией, которая была недоступна в момент первоначального ввода данных, в процессе осуществления учебной и прочей деятельности, и в последующем цикл снова проходит вышеописанные стадии. Иными словами, данные, содержащиеся в БД, постоянно дополняются новыми, поступающими в виде заполненных форм.

В УГЛТУ описанная концепция была реализована при помощи пакета программных средств фирмы Software AG, а также средств Microsoft Office.

Использование предложенной структуры для использования в вузе имеет следующие преимущества:

• каждый из запросов и форм может быть автоматизирован и стандартизирован при помощи средств Natural;
• использование средств Microsoft Office значительно упрощает работу пользователей и делает формы легко доступными для редактирования и компилирования.

Пакет программных средств Software AG включает следующие компоненты: ADABAS – постреляционная СУБД, специально спроектированная для управления сверхбольшими базами данных; Natural – средство создания комплексных, высокопроизводительных приложений, в котором реализована концепция активных интерфейсов со внешними компонентами; Entire NetWork – предоставляет инструментальные средства построения объектно-ориентированных "оболочек" для существующих приложений.

В рамках использования данного пакета продуктов, процесс автоматизации документооборота может быть осуществлен в следующей последовательности.

1. Построение ядра БД. На данном этапе создается структура, в рамках которой будут храниться данные, необходимые для осуществления процесса автоматизированного документооборота. Создание структуры хранения данных в данном случае подразумевает задание длины и свойств полей БД, отводимых для заполнения данными, а также параметров обработки данных, содержащихся в данных полях. Также на данном этапе производится формирование иерархии расположения данных (с помощью задания периодических групп, а также присвоения ключевым полям статуса дескриптора) для осуществления поиска записей по заданным параметрам и получения статистической информации о хранимых данных. Формирование структуры должно производиться в соответствии с предварительным анализом и выбором типов данных, а также их стандартизации  в соответствии с потребностями организации. (Например, в случае если необходимы паспортные данные сотрудника или абитуриента, полю, отведенному для хранения данных о серии паспорта, присваивается длина 4 символа при формате поля – алфавитно-числовой, а полю для хранения данных о номере паспорта – 6 символов при формате поля алфавитно-числовой).

Построение ядра осуществляется средствами СУБД ADABAS.

2. Построение системы ввода информации. На этом же этапе предусматривается проверка и первичная обработка данных, а также процедура анализа. Этап включает создание первых трех описанных процедур цикла. При этом учитываются следующие положения:

• создание процедуры ввода данных подразумевает создание объектно-ориентированных форм ввода;
• процедура проверки и первичной обработки подразумевает проверку вновь вводимых данных на соответствие стандартизованным типам данных, предусмотренным в ядре БД, и законам логики. Главная цель здесь – избежать случайных ошибок, которые могут возникнуть в процессе ввода данных. Обработка данных осуществляется при помощи задания числовых диапазонов, масок чисел, ненулевых полей и пр. При несоответствии вводимых данных предложенным ограничениям, пользователю предлагается внести изменения в данные, не соответствующие ограничениям. Данная процедура должна действовать до тех пор, пока все вводимые данные не будут удовлетворять указанным условиям;
• процедура анализа и обработки данных подразумевает сравнение вновь вводимых данных с уже существующими в БД, при необходимости выполнение вычислительных процедур с заменой уже существующих данных полученными результатами, а также внесение в БД выведенных величин. Например, при осуществлении вывода итоговой оценки абитуриента при сдаче вступительных экзаменов, учитываются результаты центрального тестирования и результаты сдачи экзаменов. Итоговая оценка (для подсчета итоговой суммы баллов) выбирается как максимальное число из двух вышеперечисленных величин.

Система ввода данных строится в рамках программы Natural. При этом процедуры проверки и анализа осуществляются при помощи запросов, каждый из которых может быть зарегистрирован в виде стандартизированной программы.

3. Построение системы вывода информации и получения стандартных итоговых форм. Средства Natural позволяют обращаться к данным из приложений Microsoft Office. Это осуществляется путем создания класса в Natural, в котором предусматривается отбор данных в БД и фиксирование полученных результатов в буфере обмена. Далее при помощи автоматически запускаемой процедуры Visual Basic редактора Microsoft Word делается выборка данных из буфера обмена, и заполняются формы документов в соответствии со стандартами, принятыми в вузе. На данном этапе создаются:

• процедура запросов хранимых данных - средствами Natural;
• обработка выходных данных – средствами Natural и Microsoft Office;
• вывод обработанных данных в виде стандартных форм – средствами Microsoft Office.

Все формы, используемые в процессе осуществления деятельности вуза, как правило, могут быть подразделены на следующие виды.

1.     Индивидуальные формы (осуществляются на каждую запись в БД, осуществляются по какому-либо идентификатору или по группе идентификаторов). В данном случае процедура, встроенная в файл Word может при запуске запрашивать ключевой параметр (группу параметров), в соответствии с которым осуществляется поиск записи в буфере обмена. Данный вид форм обычно существует в виде первичных документов, заполняемых одним лицом (студентом, абитуриентом, работником).

2.     Комплексные формы (осуществляются для выборки по определенным идентификаторам группы записей). Применение данного вида форм связано с необходимостью получения ряда однотипных форм документов (учебные ведомости, ведомости учета и пр.) для ряда лиц. Компилирование таких форм осуществляется путем осуществления процедурой поиска записей в буфере обмена по заданному объединяющему признаку группы лиц или по какому-либо ограничителю (возрастной критерий и пр.).

3.     Автоматически группируемые формы. В данном случае критерий, на основе которого производится выборка записей и компилирование форм, выявляется автоматически на основе анализа и обработки хранящихся в БД данных. (Например, присвоение номера группы абитуриентам при формировании экзаменационной ведомости).

Все перечисленные виды форм создаются при помощи запросов, написанных на языке Visual Basic.

Литература

1. Басаков М.И. Документы и документооборот в бухгалтерии: Практическое пособие. – М.: МАРТ, 2003. – 384 с.
2. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 800 с.
3. Кузнецов Н.А., Кульба В.В., Ковалевский С.С., Косяченко С.А. Методы анализа и синтеза модульных информационно-управляющих систем. – М.: ФИЗМАТЛИТ, 2002. – 800 с.
4. Ролланд, Фред Д. Основные концепции баз данных / Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2002. – 256 с.