Южанинов С. П.,
г. Пермь

УДК 651.4/.9

ОПЫТ РАЗРАБОТКИ СИСТЕМЫ КОРПОРАТИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ДЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИ

(презентация)

В докладе рассматривается опыт компании "Бионт" в создании системы корпоративного документооборота.

Ситуация.

С 2001года проектная группа компании "Бионт" проводит работы по совершенствованию электронного документооборота в администрации города Перми. В настоящее время система автоматизированного документооборота "Бионт-САД" используется в аппарате главы города и в районных администрациях г. Перми. Автоматизированы основные операции делопроизводства:

• регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
• формирование электронного хранилища учета всей корреспонденции;
• контроль исполнения документов;
• формирование сводных отчетов;
• ускоренный поиск документов по реквизитам;
• внесение резолюций на документ.

В 2004 году было принято решение об информатизации управленческой деятельности администрации, за счет объединении локальных систем документооборота "Бионт—САД", внедрения корпоративных сервисов и WEB—технологий.

Постановка задачи.

Модернизированная  системы электронного документооборота должна обеспечивать:

• единую систему нумерации учета, электронный обмен документами и информацией о документах во всех структурных подразделениях администрации;
• групповую подготовку и контроль проектов документов;
• автоматические уведомления исполнителям и сквозную систему контроля исполнения документов и заданий;
• аккумулирование всех документов, материалов, информации о документах, относящихся к одному вопросу в одно "дело";
• создание единого эталонного банка нормативных актов, шаблонов и бланков документов;
• единую (типовую) WEB-технологию электронного делопроизводства, WEB-интеграцию применяемого информационного обеспечения, WEB-публикацию итоговых показателей деятельности администрации;
• функционирование системы документооборота на основе корпоративной сети, создаваемой в виде закрытого сегмента сети Intranet;

Решение.

Создать корпоративную систему документооборота на платформе компании Microsoft из серверных и специализированных программных продуктов, функционирующую в трехуровневой архитектуре. Решение обосновано минимальными затратами на разработку специализированного приложения "Бионт—СКД" и использованием существующей операционной среды Microsoft.

Используемые технологии

• Microsoft Windows Server – как сервер приложений. Обеспечивает взаимодействие между компонентами системы, обрабатывает запросы от клиентских программ, обеспечивает передачу и получение информации от других серверов системы;
• Microsoft SQL Server – в качестве базы данных для хранении служебной информации;
• Internet Information Services – в качестве Web-сервера для представления информации;
• среда разработки приложений – Visual Studio .NET;
• Microsoft Office в качестве инструмента создания электронных документов.

Особенности системы

Пользовательская программная компонента "Бионт-СКД" реализована в форме "тонкого клиента". Доступ пользователей в систему организован через WEB-браузер. Связь между компонентами системы – через TCP/IP протокол.

Преимущества

Интеграция готовых программных компонентов и разработанных на единой платформе прикладных модулей, применение WEB-технологии дает следующие преимущества:

• возможность быстрой сборки из готовых и разрабатываемых компонентов;
• невысокие системные требования;
• массштабируемость системы;
• быстрый и удобный доступ к информации, которая накапливается в процессе ее работы;
• возможность быстрого формирования статистических и аналитических отчетов;
• разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией;
• информационную поддержку работы с документом на всех этапах его жизненного пути (бумажным и электронным): создания проекта, согласования, утверждения, рассылки, исполнения, опубликования и хранения;
• невысокие требования к компьютерной квалификации муниципальных служащих;
• интеграцию существующих ведомственных информационных систем, формирование единой системы учета, анализа, планирования и контроля муниципальных ресурсов;
• улучшение координации деятельности различных ведомств.

Сокращение расходов на обеспечение взаимодействия между структурными подразделениями администрации.