Носиков П. М., Москва,
г. Зеленоград
УДК 658.512.012.2/.3; 001.892
Некоторые аспекты процесса управления проектами
и варианты их автоматизированного построения
В статье предлагаются решения по перестроению отдельных аспектов процесса управления проектами: использованию пула ресурсов, учету и оформлению выполнения задач проекта, оплате труда по проекту и формированию проектной отчетности, а также приводятся аргументы за использование в качестве системы управления проектами продукта Microsoft Project.
Немного о процессах
Управление проектно-ориентированными организациями с удаленными исполнителями задач в современных условиях немыслимо без автоматизации. В первую очередь это объясняется всё большими объемами информации, с которыми организациям приходится сталкиваться, поэтому компании всё чаще внедряют информационные системы управления проектами (PMIS, Project Management Information Systems)[1].
Однако главным является не то, что используется информационная система, а то, как она используется. Для того чтобы затраты на систему принесли отдачу, нужно перестроение всего бизнес-процесса управления проектами с акцентом на использование системы, что является гораздо более сложной задачей, чем простой учет данных о проекте в системе. Кроме того, при одновременном перестроении процесса и внедрении информационных систем эффект получается больше, чем при проведении этих мероприятий по отдельности [2]. Вопросам построения или перестроения бизнес-процесса и посвящена данная статья.
Почему Microsoft Project
Для построения процесса управления проектами выбран продукт Microsoft Project, с 2003 года входящий в семейство Microsoft Office. Основными преимуществами продукта по сравнению с аналогами является наличие разработок:
Удобством с точки зрения постановки процесса является совместимость системы со всеми другими компонентами семейства Microsoft Office, что дает возможность надежно трансформировать информацию в другие, более привычные пользователям форматы. Кроме того, реализована возможность связывания данных разных форматов, например, список задач в Microsoft Outlook может формироваться из задач с Microsoft Project Server [3].
Сервер проектов и пул ресурсов
Для проектно-ориентированных организаций основополагающим узлом построения процесса является использование серверной части, при работе с которой на сервере хранятся данные:
Кроме того, для анализа данных о загруженности ресурсов и внесения изменений в них используется пул ресурсов, который может быть как размещен на сервере, так и сформирован в настольной версии системы в виде проекта с пустым списком задач и совмещенными данными о занятости ресурсов[3]. В таком случае процесс может быть построен следующим образом:
Оформление хода проекта
Чтобы рядовые члены команды проекта не имели возможности изменять данные проектов, файлы проектов размещаются в сетевой папке, к которой имеют доступ только руководитель и администратор проекта, а все остальные участники получают информацию через сетевой доступ.
Для эффективного оповещения членов команды проекта об их задачах используется уже упомянутое связывание задач Microsoft Outlook с данными закладки «Задачи» Microsoft Project Server. О ходе выполнения поставленных им задач сотрудники отчитываются на закладке «Обновления», где реализована возможность обновить данные о задаче (сроке ее окончании или проценту ее завершения). Обновления поступают руководителю проекта, который действует по схеме, предложенной в предыдущем пункте. В проектно-ориентированных организациях базовая оплата труда сотрудников (не считая премии) может (и по идее должна) варьироваться во времени. Однако для растущих компаний это может означать, что число проектов (и, значит, фонд оплаты труда) растет, а суммарная трудоемкость работ остается неизменной, потому что те же люди выполняют большее число работ в рамках своих функциональных обязанностей, но за то же время.
Выходом из этой ситуации служит начисление единой повременной базовой ставки оплаты труда и распределение ее по проектам, в которых заняты ресурсы. Это можно реализовать в Microsoft Project начислением сотрудникам одинаковых ставок в разных проектах и выравниванием их загрузки. Тогда в расходы проекта пойдет часть этой ставки, соответствующая проценту занятости сотрудника в проекте. При этом вся сумма спишется в том случае, если будет достигнута стопроцентная занятость, что стимулирует выравнивать загрузку не только сверху, но и снизу, чтобы сотрудник не остался без работы.
По сути, предлагается зафиксировать загруженность сотрудников в проектах в долгосрочной перспективе, что даст фиксированные ставки оплаты труда во времени, поскольку путь различий в этих ставках может привести к большим потерям.
А если данные о заработках работников засекречены, то в проектах расставляется трудоемкость каждой задачи, с помощью которой можно получить расходы на выполнение задачи и всего проекта в целом за отдельные промежутки времени. Для нужд учета в организациях может быть принята форма отчетности, не совпадающая с таблицами Microsoft Project. Для соблюдения требований учетных подразделений можно просто создать новые таблицы или изменить старые, поменяв при этом названия колонок и отфильтровав данные.
Однако на предприятиях, использующих информационную систему управления проектами, учет чаще всего ведется автоматизированным способом, потому что учетную или бухгалтерскую систему всегда устанавливают раньше других. В таких условиях отчетность по проекту (смета затрат на материалы, оборудование, выплаты участникам проекта) требуется оформлять в электронном виде.
Для этого создаются схемы экспортирования данных в другие форматы, которые действуют на основе таблиц и фильтров. Так, для разбиения затрат на проект по указанным группам используется столбец «Группа» в представлениях ресурсов, по которому настраиваемыми фильтрами проводится отбор данных для отчетов.
Изменения файлов экспортированных данных могут быть внесены и в базовый файл с помощью мастера импорта, но если они носят постоянный характер, то целесообразней, может быть, сориентировать учетные подразделения на использование при согласовании проектных показателей файлы Microsoft Project.
Таким образом, предлагаемый вариант построения бизнес-процесса позволяет связать его с другими проходящими в организации бизнес-процессами (в частности, с бюджетированием), при этом все проекты объединяются на одном сервере. Эти решения успешно применяются на практике в компании-разработчике и производителе сканирующих зондовых микроскопов «НТ-МДТ» при организации работ по разработке новых приборов.
Литература