Березовик Ю. Л., Трусов В.А.,
г. Пермь

УДК 330. 341. 1

ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ
ПОДГОТОВКИ И РАСПРОСТРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

В работе рассматривается подходы создания системы подготовки и распространения электронных копий документов, в рамках региональной системы управления научно-технической деятельности, стадии формирования, распознавания и обработки (оптимизации) электронных документов.

Актуальность создания системы подготовки и распространения электронных копий документов (ЭКД) обусловлено быстрым ростом числа пользователей глобальной вычислительной сети Internet, а также удобством использования и хранения ЭКД. Эти факторы диктуют повышенный спрос на “электронную” информацию как получаемую в виде ЭКД посредством электронной почты, так и доступную в режиме on-line, после выполнения необходимых регистрационных норм. Формально система предназначена для удовлетворения спроса заказчика на информацию в виде электронной копии запрашиваемого документа (первоисточника) (рис.1.).

На рис. 2. представлена структурная схема формирования электронной копии документа. Система организационно состоит из четырех компонент взаимодействующих между собой:

1)    прием и обработка заказа на электронную копию документа, включая определение (формализацию) заказа посредством электронной почты или используя режим on-line;

2)    непосредственное формирование электронной копии документа первоисточника;

3)    создание общесистемного депозитария электронных копий документов;

4)    отправка электронной копии документа заказчику посредством электронной почты или через организацию on-line доступа.

Как известно документ первоисточник может находиться на трех основных носителях информации: бумажные носители; микрофиши; микропленки.

Формирование электронной копии документа первоисточника (рис.2.) включает в себя следующие основные стадии:

1)    обработка заказа на электронную копию документа центром генератором электронной
копии;

2)    поиск первоисточника информации в справочно-информационном фонде центра генератора, посредством навигационной системы;

3)    поиск первоисточника информации в общероссийском справочно-информационном фонде (в случае отсутствия необходимого первоисточника в центре получившего заказ на электронную копию). Формирование запроса центру держателю первоисточника на создание электронной копии;

4)    создание электронной копии первоисточника документа с использованием специализированного технологического оборудования:

• сканирование с бумажных носителей при помощи планшетного или документного сканера;
• сканирование с микрофиш или микропленок с использование пленочного сканера;

5)    распознавание и обработка документа (с использованием специализированного программного обеспечения) для преобразования в электронный документ с последующим формированием (пополнением) общесистемного банка данных (хранилища) электронных копий документов (электронный депозитарий);

6)    подготовка к отправке электронной копии документа первоисточника заказчику.

Стадия распознавания и обработки документа (рис.3) является наиболее существенной и трудоемкой. Основной целью данной стадии является получения оптимального выходного документа в электронной форме, т.е. имеющего минимальные объемы хранения и удобного к использованию в рамках распределенной информационной системы. В качестве такого электронного документа наиболее целесообразно использовать документ в формате HTML. Данный формат легко индексируется в сети Internet и для его чтения не требуется специального программного обеспечения.

С точки зрения дальнейшего развития можно говорить о постепенном переходе от HTML к XML, поскольку XML – это подмножество SGML, а HTML – приложение SGML(и XML) соответственно. Но это ни коим образом не меняет подходы к формированию системы подготовки и распространения ЭКД.

Формирование системы распространения электронных копий документов в рамках региональной системы управления научно-технической деятельности позволит:

• обеспечивать правовое, методическое, организационное, рекламное и имиджевое сопровождение работ;
• осуществлять формирование электронных копий документов нормативно-технической документации, патентной информации и научно-технической и другой литературы на основе договорных отношений с авторами;
• выполнять комплектование справочно-информационного фонда, для обеспечения достоверности созданных электронных копий документов;
• организовать сопровождение и актуализацию выпускаемых электронных копий документов;
• проводить техническое и технологическое сопровождение процесса формирования электронных копий документов;
• формировать банк данных электронных копий документов и общесистемный указатель справочно-информационного фонда электронных копий документов;
• обслуживать предприятия и организации электронными копиями документов, в соответствие с поступившими заявками, как в режиме электронной почты, так и в режиме on-line.